לאחר תקופה ממושכת בה רבים מהעובדים עבדו מהבית, אנו חווים שינוי ומעבר למתכונת של עבודה היברידית. האתגר אשר עומד בפני מחלקת משאבי האנוש עשוי להיות גדול וקשה עוד יותר מכפי שהיה בעבר והדבר בולט במיוחד בחברות גדולות. בתקופה זו, אימוץ טכנולוגיית IT מקלה על ניהול עובדים ניידים והופכת את הניהול לאפקטיבי ויעיל, מכל מקום ובכלים אינטואיטיביים.
מניהול מסורתי צמוד לניהול יעיל מכל מקום
בניהול המסורתי, המנהל צמוד לעובדים, מפקח על עבודתם ועל הישגיהם. התנהלות זו עשויה להוסיף לחצים על העובדים, אשר מהווים את המשאב העיקרי והחשוב ביותר בארגון. בו זמנית, ההתנהלות מחייבת את המנהל להיות מעורב בכל פרט ומקשה עליו להוביל את הצוות להשגת המטרות הרצויות בכוחות עצמו. העידן החדש משפיע על אופן הניהול כשזה הופך לשיתופי יותר.
רבים ממשיכים לעבוד מרחוק. אם בשל צרכים ואם בשל נוחות והתפקיד של המנהל ושל מחלקת משאבי האנוש הוא להמשיך להוביל את העובדים ולבצע עבודות מעקב. בין היתר יש לנהל את מערכת השעות, המשימות, להעריך את מקצועיות העובדים ולבחון את עמידתם ביעדים. במקביל לכל אלה, יש להציע לעובדים תמיכה ומענה על שאלות, גם כשהם נמצאים במקום מרוחק מגורמים שונים בארגון.
ניהול עובדים ניידים דורש שימוש באמצעים שיהפכו את הפעולה לפשוטה ואינטואיטיבית. השינויים הטכנולוגיים בתחום ה-IT מאפשרים למחלקת משאבי האנוש ולמנהלים להתמקד בפיתוח אסטרטגיות. הכלים החדשים מפחיתים את זמן ההתעסקות באדמיניסטרציה ומפנים זמן לניתוח היעילות וליצירת יוזמות חדשות.
מעניין? הצטרפו ל 30 דקות Demo עם מומחה Okta >>
קידום הארגון על ידי אימוץ טכנולוגיות יעילות
מנהל אשר פוגש את עובדיו לעתים רחוקות צריך כלים שיעזרו לו לבצע את עבודתו על הצד הטוב ביותר. במסגרת האחריות על העובדים הניידים כמו שליחים, סוכנים, מאבטחים ועובדים מהבית, צריך המנהל להעריך את המקצועית, לקבוע מי מהעובדים ראוי לקידום ולעתים לקבוע גם את מי לפטר. במקרה של ניהול עובדים בחו"ל יש לדאוג לשמירה על קשר צמוד על אף הפרשי השעות.
שיתוף פעולה בין המחלקות
שיתוף פעולה בין מחלקת משאבי האנוש לבין המנהלים והעובדים, מסייע לייעל את העבודה. טכנולוגיית IT מייעלת את הקשר בין הגורמים השונים בארגון תודות לכלים אופטימליים אשר מקלים על התקשורת, העברת המידע בין הגורמים השונים וביצוע ניתוח אנליטי מתקדם. שיתוף פעולה שכזה מוביל לעבודה יעילה יותר ולכן גם חסכונית באופן משמעותי.
הטמעת טכנולוגיות ענן בארגון
הטמעת טכנולוגיות ענן מאפשרת למחלקות השונות בארגון להתקרב זו לזו ולעבוד בשיתוף פעולה. הגדרת התפקיד הניהולי השתנתה בעולם הדיגיטלי ולענן יש תפקיד חשוב. הטמעה של מערכות IT בענן מאפשרת לכל הגורמים לחלוק את המידע הרלוונטי בקלות, למצוא פתרונות יעילים בזמן אמת ולעבור ממילוי טפסים לניתוחים מורכבים אשר מיועדים לקדם את הארגון. החיבור בין מחלקת משאבי האנוש למחלקת ה-IT משפיע לטובה על ההתנהלות מול העובדים ועל התקשורת בין המחלקות.
שמירה על אבטחת המידע
מחלקת משאבי אנוש עוסקת בנושאים רגישים ואלו מחייבים הגנה מתאימה. מצד אחד, טכנולוגיות IT אוספות מידע רגיש. מצד שני, הטכנולוגיות אשר נמצאות על הענן נהנות ממערך האבטחה המתקדם ביותר. הדבר מאפשר לכל אחת מהמחלקות בארגון, למשאבי האנוש, למנהלים ולעובדים את האפשרות לעבוד בצורה יעילה הרבה יותר, בתקשורת אפקטיבית וכל זאת תוך הגנה מלאה על זכויות העובדים כשהמידע הרגיש מוגן ונחשף רק לגורמים המורשים לכך.
Okta עוזרת לניהול תהליך מחזור החיים של העובד בארגון – Lifecycle management
חלק בלתי נפרד מחיי העובדים בארגון כולל קליטה ועזיבה. התהליכים הללו הם חלק אינטגרלי בכל ארגון ו- Okta מסייעת למשאבי האנוש ול-IT לבצע את התהליכים הללו בקלות, במהירות ובאופן אינטואיטיבי. העובדים החדשים יכולים לקבל גישה מידית לכל אפליקציה ארגונית שהם מורשים להשתמש בה ושנחוצה לתפקוד שלהם. כל אפליקציה נמצאת בענן ומאפשרת להם לגשת אליה בקלות ולהשתלב בארגון בצורה נינוחה. העובדים נהנים מכניסה מהירה והארגון נהנה מהליך יעיל של קליטה, עזיבה ושינוי תפקיד.
תודות לאינטגרציה המבוססת על תבניות קיימות (Pre-Integrated Provisioning) פרטי העובד נרשמים ומעודכנים בכל מקום שנדרש לכך, באופן אוטומטי. Okta יוצרת את ה- Golden Record אשר מרכזת במקום אחד את כל המידע הרלוונטי על העובד ומקשרת אותו לכל נקודת ארגון נחוצה.
תהליכים אוטומטיים של הגדרת הכללים והמגבלות, תרשימי זרימה וממשקי API עובדים לטובת הארגון בהתאמה מלאה לצרכים הספציפיים שלו. כל הצדדים נהנים מניהול תהליך מחזור חיי העובד בארגון עם גישה נוחה למידע, יעילות גבוהה וכל זאת במערכת ענן תחת אבטחה מלאה.
