כך נפשט את תהליך קליטת העובדים בארגון

קליטה טובה של העובד בארגון משפיעה על התחושה האישית, על האפקטיביות ועל הישארותו לאורך זמן במקום העבודה. התקופה הראשונית משמעותית לעובד ולארגון וכשזו עוברת בצורה חיובית, תחושת הביטחון והשייכות עולה. 

הצעדים הראשונים של קליטת העובדים בארגון יכולים להשפיע על תרבות העבודה ועל שביעות הרצון של כל הצדדים. עם זאת, פעמים רבות השיח סביב הקליטה מסתיים בהתייחסות לימים הראשונים בהם מעורבים המנהלים הישירים ומחלקת משאבי אנוש שפועלים לתאם בין הגורמים השונים, דואגים להדרכה וחפיפה, בהתאם לתפקיד. הימים הללו חשובים אך כדי להשיג את ההצלחה יש לזכור כי מדובר בתהליך שנמשך לפעמים גם שבועות ואף חודשים. 

גורמים ואנשים ממחלקות שונות צריכים להיות מעורבים, לעבוד בסנכרון וביעילות וזאת כדי להבטיח קליטה טובה. כשכל אלו משתפים פעולה העובד מרגיש שייך לארגון במהירות והוא יכול להתחיל לבצע את תפקידו בהקדם ועל הצד הטוב ביותר.

מעניין? הצטרפו ל 30 דקות Demo עם מומחה Okta >>

קליטת עובדים בארגון

עולם העבודה משתנה ודורש כלים מתאימים

כבר שנים שעולם העבודה משתנה אך הדבר ניכר בתקופת הקורונה שגרמה במידה רבה למעבר לעבודה מהבית, באופן חלקי או מלא. מצד אחד, השינוי מאפשר לחברות להעסיק אנשים מכל מקום, לחסוך בהוצאות המשרד, לחסוך בהוצאות ונסיעות. מצד שני, השינוי אומר שגם תהליך כניסת עובד חדש משתנה ואיתו גם היכולת לשמור על שביעות רצונו לאורך זמן.

כל ארגון יודע כי העובדים הם המשאב המשמעותי והחשוב ביותר וכי תהליך ההסתגלות הוא תהליך יקר. לארגון עדיף שתקופת ההעסקה תהיה ארוכה וכשהקליטה טובה, הסיכוי לכך שהעובד יישאר במקום עולה ביותר מ-50%. תחושת השייכות יכולה להשפיע על כך כשזו קשורה גם ליכולת לגשת למערכות הטכנולוגיות השונות.

העובד צריך לקבל גישה מהירה למערכות השונות, לקבל הרשאות ולהצליח להיות בתקשורת טובה עם כל מי שיצטרך ואין זה משנה איפה הוא יושב מבחינה פיזית. ניהול תהליך מחזור החיים של העובד בארגון, ה- Lifecycle Management של אוקטה מאפשר לארגון להתגבר על האתגרים בקלות. הכלי מסייע למחלקת משאבי אנוש ומחלקת ה-IT לספק את כל ההרשאות הנדרשות בכל רגע נתון ולעזור ביצירת שייכות מהירה.

שימוש באמצעים דיגיטליים לקליטת עובדים בארגון

כשהקליטה טובה, העובדים והארגון מרוויחים. כדי להשיג זאת יש צורך בתקשורת טובה, ליווי והדרכה לתפקיד על פי הצורך, מתן מענה לצרכים טכנולוגיים, הדרכה מקצועית של מחלקת ה-IT וניהול מחזור החיים בארגון.

IAM הוא פתרון הזדהות דיגיטלי שמאפשר למנהלי המערכת לעקוב אחר המשמשים ביישומים ולשלוט בבקשות בקלות. כל זאת מנקודה אחת בלבד, בלי להיכנס ליישומים רבים ובלי צורך להצליב מידע כפי שנעשה לפני כן. 

מענה על צרכים טכנולוגיים

בטרם הכניסה של העובד לארגון יש לוודא כי הוא יוכל לבצע את תפקידו. יש להזמין מראש את כל האמצעים הטכנולוגיים אשר יאפשרו לו לעבוד ולהקים תחנת עבודה, במבנה של הארגון או בביתו. בעולם המודרני יש להביא בחשבון כי יתכן שהעובד יבצע את תפקידו משני מקומות שונים (הארגון והבית) ולתת לו מענה מקצועי ויעיל בכל מקום בו הוא נמצא.

הדרכה מול מחלקת ה-IT

גורמים שונים מעורבים בתהליך הקליטה של העובד ותפקידה של מחלת ה-IT היא ללוות את העובד בתהליך ההיכרות עם היישומים השונים שהוא יידרש להם. הארגון יכול להשתמש במערכות שיתוף קבצים, ענן, תוכנות מגוונות ובמערכת ניהול סיסמאות. חשוב מאוד להדריך את העובד בנוגע לשימוש במערכות השונות ושלאורך כל הדרך הוא ידע מי איש הקשר אליו הוא יכול לפנות בשאלות ובעיות, אם יעלו. 

ניהול מחזור חיי העובד

מערכת Lifecycle Management של אוקטה מאפשרת לספק לכל אחד הרשאות מיידיות לכל האפליקציות המשמשות את הארגון. כל אחד יכול לקבל הרשאות מיידיות לכל האפליקציות המשמשות את הארגון ולבצע את המוטל עליו תוך זמן קצר. כל הנוגעים בדבר ובכלל זה המנהלים האישיים, מחלקת משאבי האנוש ומחלקת ה-IT יכולים להיות מסונכרנים זה עם זה במינימום מאמץ ובתקשורת טובה.

ניהול הרשאות ברמה אפליקטיבית עמוקה

חשוב מאוד שכל עובד חדש יוכל לקבל הרשאות ליישומים ולתוכנות השונות. כל זאת בלי שהארגון יצטרך לחשוף את עצמו לסכנות ובלי שיהיה גורם שידאג לכך באופן פעיל. אוקטה מאפשרת לנהל הרשאות ברמה אפליקטיבית עמוקה (Deep Provisioning) כשהמערכת מזהה באופן אוטומטי פערים ושונות בין הרשאות משתמשים. אוקטה מאפשרת לסנכרן בין קבוצות, אנשי קשר ובין התקנים ובכך מקלה על ניהול העובדים, מימי ההסתגלות הראשונים, לאורך כל הדרך ומכל מקום.

אוקטה הופכת את ניהול מחזור חיי העובדים בארגון לפשוט

קליטת עובדים בארגון היא אחת הפעולות החשובות. התקופה בה העובד לומד את הארגון, התרבות הארגונית והמשימות השונות, היא תקופה יקרה ולכן, במקרה של תחלופה גבוהה יש לעצור ולחשוב כיצד אפשר לשנות זאת. 

החודשים הראשונים בארגון משפיעים על שביעות הרצון ועל איכות העבודה. דרך ניהול מחזור חיי העובד אוקטה הופכת את ההסתגלות הראשונית לתפקיד החדש לקלה, פרודוקטיבית ונעימה יותר עבור כל הצדדים.